Assistant(e) de direction H/F

Qui sommes-nous ?

Gratte-Ciel est une entreprise spécialisée dans les métiers du bâtiment, notamment la couverture, la maçonnerie et le ravalement de façades. Implantée à Montrouge, l’entreprise s’appuie sur près de 30 ans d’expérience et de savoir-faire dans la réalisation de travaux techniques.

Nous intervenons sur des chantiers variés, qui nécessitent rigueur, précision, technicité et une bonne maîtrise des contraintes liées aux travaux en hauteur.

La qualité du travail, la sécurité et la satisfaction de nos clients sont au cœur de nos priorités. Nous attachons également une grande importance à l’esprit d’équipe, au professionnalisme et à la transmission des compétences.

GRATTE CIEL valorise la diversité sous toutes ses formes et s’engage à traiter chaque candidature équitablement.

Vos missions

Rattaché(e) directement au gérant de Gratte-Ciel, vous assurez son assistanat au quotidien et l’accompagnez dans la gestion administrative et le suivi de son portefeuille clients : marchés publics et clients privés.

Véritable bras droit du gérant, vous occupez un poste central qui demande rigueur, autonomie, discrétion et sens des priorités.

Assistanat de direction

• Gérer l’agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du gérant.

• Filtrer et traiter les appels, les mails et le courrier.

• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes et présentations.

• Préparer les dossiers de réunion, assurer les relances et le suivi des décisions.

• Assurer le classement, l’archivage et l’interface avec les équipes et partenaires extérieurs.

Suivi administratif des affaires et des clients

• Assurer le suivi des devis, commandes, contrats, avenants et tableaux de bord des affaires.

• Relancer les devis en attente et suivre les décisions clients.

• Préparer les éléments de facturation et participer au suivi des encaissements et des impayés.

• Centraliser les documents de chantier : PV de réception, attestations et comptes rendus.

• Répondre aux demandes courantes des clients et organiser les rendez-vous.

Gestion des marchés publics et privés

• Constituer les dossiers de candidature : DC1, DC2, attestations, références et certificats.

• Participer à la préparation des offres et mémoires techniques, vérifier leur conformité et assurer leur dépôt sur les plateformes.

• Suivre les attributions, les notifications et les pièces administratives associées.

• Assurer le suivi administratif des marchés en cours : ordres de service, bons de commande, situations et DGD.

• Préparer et envoyer les devis et documents commerciaux des clients privés.

Appui comptable et RH

• Vérifier les factures fournisseurs, notes de frais et autres pièces comptables avant transmission.

• Contrôler la cohérence des documents et assurer le suivi des anomalies avec la comptabilité.

• Préparer et suivre certains documents RH : contrats, avenants, attestations et courriers.

• Suivre les absences, congés, visites médicales, éléments variables de paie et échéances administratives.

• Participer aux recrutements et à l’accueil des nouveaux collaborateurs, en lien avec le service RH.

Organisation et appui à la direction

• Aider le gérant à organiser et prioriser ses dossiers.

• Préparer des tableaux de bord et des synthèses sur l’activité du portefeuille clients.

• Prendre en charge des dossiers ponctuels : assurances, événements et communication interne.

• Proposer des améliorations pour simplifier et optimiser l’organisation administrative

Votre profil

• Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement en PME et dans le secteur du BTP.

• Connaissance des démarches administratives auprès des administrations et acheteurs publics ; une expérience des marchés publics est un plus.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance dans la prise en main de nouveaux logiciels et plateformes.

• Rigueur, autonomie, organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, à l’écrit comme à l’oral.

• Discrétion, sens du service et capacité à gérer les priorités.

Rejoignez GRATTE CIEL et participez activement à la sécurité et à la satisfaction de nos clients.